KSeF w warsztacie samochodowym

01Czym jest KSeF

KSeF, czyli Krajowy System e-Faktur, to system Ministerstwa Finansów, przez który przechodzą faktury między firmami. Faktura powstaje w jednym formacie, dostaje numer KSeF i od razu trafia do nabywcy. Prawdziwa faktura to ta w KSeF, a PDF wysłany mailem to już tylko jej podgląd.

Od 1 lutego 2026 roku każda firma odbiera faktury zakupowe przez KSeF, więc faktury od hurtowni części znajdziesz właśnie tam.

02Od kiedy KSeF jest obowiązkowy

Jeśli w którymś miesiącu przekroczysz 10 000 zł, ulga się kończy i kolejne faktury wystawiasz już w KSeF. Od 1 stycznia 2027 roku KSeF obowiązuje także najmniejszych.

03Klient prywatny, paragon i faktura

Faktury dla osoby, która nie prowadzi firmy, nie muszą przechodzić przez KSeF. Możesz je tam wystawiać dobrowolnie, ale klient i tak dostaje fakturę poza systemem, na papierze albo mailem.

Większość klientów prywatnych w warsztacie dostaje paragon z kasy i to się nie zmienia. Zmienia się sytuacja, gdy klient prosi o fakturę na firmę. Wtedy potrzebujesz jego NIP i faktury w KSeF.

04Jak wystawić fakturę w KSeF

• Aplikacja Podatnika KSeF. Bezpłatna aplikacja Ministerstwa Finansów w e-Urzędzie Skarbowym, logowanie przez login.gov.pl.
• Aplikacja mobilna KSeF. Bezpłatna, na Androida i iPhone’a, logowanie przez węzeł krajowy, na przykład mObywatel.
• e-mikrofirma. Bezpłatne fakturowanie w e-Urzędzie Skarbowym, połączone z KSeF i ewidencją VAT.
• Program do faktur albo do warsztatu. Faktura powstaje z gotowego zlecenia i sama trafia do KSeF.

Bezpłatne aplikacje wystarczą przy kilku fakturach w miesiącu. Przy kilkudziesięciu przepisywanie danych ze zlecenia do aplikacji zabiera godziny i rodzi pomyłki w NIP i kwotach.

05Co sprawdzić w programie do warsztatu

• Wysyłka do KSeF z programu. Bez kopiowania faktury do aplikacji Ministerstwa.
• Numer KSeF przy fakturze. Program powinien go pobrać i zapisać przy dokumencie.
• Faktury zakupowe z KSeF. Pobieranie faktur od hurtowni prosto do magazynu oszczędza wpisywania części.
• Tryb offline. Co się dzieje, gdy KSeF nie działa albo w warsztacie padnie internet.
• Kod QR na wydruku. Faktura, którą dajesz klientowi na papierze, musi mieć kod QR do sprawdzenia jej w systemie.

W programach do warsztatu KSeF bywa w cenie, a bywa tylko w droższej wersji. Porównanie cen znajdziesz w poradniku o programach do warsztatu. Własny system też może wysyłać faktury do KSeF przez oficjalne API Ministerstwa Finansów, ale zwykle prościej połączyć go z programem, którego używa Twoja księgowa.

06Kary za KSeF

Według obecnych przepisów kary za wystawianie faktur poza KSeF obowiązują od 1 stycznia 2027 roku. Rada Ministrów 20 października 2026 przyjęła projekt, który przesuwa je na 1 stycznia 2028. To wciąż projekt, który musi przejść przez Sejm i Senat, więc nie traktuj przesunięcia jak pewnika.

Brak kar nie zwalnia z obowiązku wystawiania faktur dla firm w KSeF.