KSeF, что это такое

01Что такое KSeF простыми словами

KSeF это система Министерства финансов Польши, через которую проходят фактуры между фирмами. Фактура создаётся в едином формате, получает номер KSeF и сразу попадает к покупателю. Настоящая фактура теперь та, что в KSeF, а PDF по почте это только её копия для просмотра.

С 1 февраля 2026 года каждая фирма получает входящие фактуры через KSeF, поэтому фактуры от оптовиков запчастей вы найдёте именно там.

02С какого числа KSeF обязателен

Если в каком-то месяце вы превысите 10 000 зл, льгота заканчивается и следующие фактуры вы выставляете уже в KSeF. С 1 января 2027 года KSeF обязателен и для самых маленьких.

03Частный клиент, чек и фактура

Фактуры для человека, который не ведёт бизнес, не обязаны проходить через KSeF. Выставить их там можно добровольно, но клиент всё равно получит фактуру вне системы, на бумаге или по почте.

Большинство частных клиентов автосервиса получают чек из кассы, и это не меняется. Меняется ситуация, когда клиент просит фактуру на фирму. Тогда нужен его NIP и фактура в KSeF.

04Как выставить фактуру в KSeF

• Aplikacja Podatnika KSeF. Бесплатное приложение Минфина в e-Urząd Skarbowy, вход через login.gov.pl.
• Мобильное приложение KSeF. Бесплатное, для Android и iPhone, вход через государственную идентификацию, например mObywatel.
• e-mikrofirma. Бесплатное выставление фактур в e-Urząd Skarbowy, связанное с KSeF и учётом VAT.
• Программа для фактур или для СТО. Фактура создаётся из готового заказ-наряда и сама уходит в KSeF.

Бесплатных приложений хватает, если фактур несколько в месяц. Когда их десятки, перенос данных из заказ-наряда в приложение отнимает часы и даёт ошибки в NIP и суммах.

05Что проверить в программе

• Отправка в KSeF из программы. Без копирования фактуры в приложение Минфина.
• Номер KSeF у фактуры. Программа должна получить его и сохранить вместе с документом.
• Входящие фактуры из KSeF. Загрузка фактур от оптовиков сразу на склад экономит ввод запчастей.
• Режим офлайн. Что происходит, когда KSeF не работает или в сервисе пропал интернет.
• QR-код на распечатке. Фактура, которую вы отдаёте на бумаге, должна быть с QR-кодом для проверки в системе.

В польских программах для автосервиса KSeF бывает включён в цену, а бывает только в дорогой версии. Сравнение цен в статье о программах для автосервиса. Своя система тоже может отправлять фактуры в KSeF через официальное API Минфина, но обычно проще связать её с программой, которой пользуется ваш бухгалтер.

06Штрафы за KSeF

По действующему закону штрафы за фактуры вне KSeF начинаются 1 января 2027 года. Совет министров 20 октября 2026 года одобрил проект, который переносит их на 1 января 2028 года. Это пока проект, его должны принять Сейм и Сенат, поэтому не считайте перенос решённым.

Отсрочка штрафов не отменяет обязанность выставлять фактуры фирмам в KSeF.