KSeF · інструкція
KSeF, що це таке
KSeF, або Krajowy System e-Faktur, це державна система електронних фактур у Польщі. З 2026 року через неї проходять фактури між фірмами. Пояснюємо простими словами, кого це стосується, що з приватними клієнтами й чеками і як виставляти e-фактури без зайвої роботи.
засновник swoi studio, робить сайти й системи для автобізнесу у Варшаві
Опубліковано 8 хв читанняCRM і системи
01Що таке KSeF простими словами
KSeF це система Міністерства фінансів Польщі, через яку проходять фактури між фірмами. Фактура створюється в єдиному форматі, отримує номер KSeF і одразу потрапляє до покупця. Справжня фактура тепер та, що в KSeF, а PDF поштою це лише її копія для перегляду.
З 1 лютого 2026 року кожна фірма отримує вхідні фактури через KSeF, тож фактури від гуртівень запчастин ви знайдете саме там.
02З якого числа KSeF обов’язковий
| Хто | Коли виставляє фактури в KSeF |
|---|---|
| Фірми з продажами понад 200 млн зл у 2024 році | З 1 лютого 2026 |
| Усі інші, зокрема звільнені від VAT | З 1 квітня 2026 |
| Фірми з фактурними продажами до 10 000 зл брутто на місяць | До кінця 2026 можуть виставляти фактури поза KSeF |
| Фактури з касового апарата й чеки з NIP до 450 зл | Поза KSeF до кінця 2026 |
Якщо в якомусь місяці ви перевищите 10 000 зл, пільга закінчується і наступні фактури ви виставляєте вже в KSeF. З 1 січня 2027 року KSeF обов’язковий і для найменших.
03Приватний клієнт, чек і фактура
Фактури для людини, яка не веде бізнес, не мусять проходити через KSeF. Виставити їх там можна добровільно, але клієнт однаково отримає фактуру поза системою, на папері чи поштою.
Більшість приватних клієнтів автосервісу отримують чек із каси, і це не змінюється. Змінюється ситуація, коли клієнт просить фактуру на фірму. Тоді потрібен його NIP і фактура в KSeF.
Чек з NIP до 450 зл
До кінця 2026 року чек з NIP покупця на суму до 450 зл брутто вважається спрощеною фактурою і не йде в KSeF. За більшої суми виставляйте звичайну фактуру.
04Як виставити фактуру в KSeF
- Aplikacja Podatnika KSeF. Безкоштовний застосунок Мінфіну в e-Urząd Skarbowy, вхід через login.gov.pl.
- Мобільний застосунок KSeF. Безкоштовний, для Android і iPhone, вхід через державну ідентифікацію, наприклад mObywatel.
- e-mikrofirma. Безкоштовне виставлення фактур в e-Urząd Skarbowy, пов’язане з KSeF і обліком VAT.
- Програма для фактур чи для СТО. Фактура створюється з готового наряду й сама йде в KSeF.
Безкоштовних застосунків вистачає, якщо фактур кілька на місяць. Коли їх десятки, перенесення даних із наряду в застосунок забирає години й дає помилки в NIP і сумах.
05Що перевірити в програмі
- Відправлення в KSeF із програми. Без копіювання фактури в застосунок Мінфіну.
- Номер KSeF біля фактури. Програма має отримати його й зберегти разом із документом.
- Вхідні фактури з KSeF. Завантаження фактур від гуртівень одразу на склад економить введення запчастин.
- Режим офлайн. Що відбувається, коли KSeF не працює або в сервісі зник інтернет.
- QR-код на роздруківці. Фактура, яку ви віддаєте на папері, має бути з QR-кодом для перевірки в системі.
У польських програмах для автосервісу KSeF буває включений у ціну, а буває лише в дорожчій версії. Порівняння цін у статті про програми для автосервісу. Власна система теж може надсилати фактури в KSeF через офіційне API Мінфіну, але зазвичай простіше зв’язати її з програмою, якою користується ваш бухгалтер.
06Штрафи за KSeF
За чинним законом штрафи за фактури поза KSeF починаються 1 січня 2027 року. Рада міністрів 20 жовтня 2026 року схвалила проєкт, який переносить їх на 1 січня 2028 року. Це поки проєкт, його мають ухвалити Сейм і Сенат, тож не вважайте перенесення вирішеним.
Відстрочка штрафів не скасовує обов’язку виставляти фактури фірмам у KSeF.
Джерела
Факти в статті ми звірили з цими сторінками, стан на 25 жовтня 2026 р.
- Zakres obowiązkowego KSeFksef.podatki.gov.pl
- Informacje ogólne KSeF 2.0ksef.podatki.gov.pl
- Aplikacja Podatnika KSeF, Aplikacja mobilna KSeF i inne narzędziaksef.podatki.gov.pl
- Kary za KSeF dopiero od 2028 roku? Rząd przyjął projekt zmian (biznesinfo.pl)biznesinfo.pl