Magazyn · poradnik
Magazyn części w warsztacie
W warsztacie pieniądze uciekają po cichu. Część zamówiona i niezwrócona, olej dolany bez wpisu, filtr wydany, ale niedopisany do zlecenia. Wyjaśniamy, jak prowadzić magazyn części, żeby każda rzecz z półki trafiła na rachunek klienta.
założyciel swoi studio, buduje strony i systemy dla branży moto w Warszawie
Opublikowano 7 min czytaniaCRM i systemy
01Co trzymać na półce, a co zamawiać
W dużym mieście hurtownie dowożą części kilka razy dziennie, więc magazyn warsztatu to nie sklep. Pod zlecenie zamawiasz klocki, rozrząd czy amortyzatory, a na półce trzymasz rzeczy, które schodzą stale.
- Oleje w beczkach albo kanistrach, rozlewane na litry.
- Filtry do najczęstszych aut w okolicy.
- Płyny, hamulcowy, chłodniczy i do spryskiwaczy.
- Drobnica, czyli żarówki, bezpieczniki, opaski, spinki i śruby.
02Przyjęcie, wydanie i zwrot
| Dokument | Kiedy | Co daje |
|---|---|---|
| PZ, przyjęcie zewnętrzne | Część przychodzi od hurtowni | Stan magazynu i cena zakupu |
| WZ, wydanie zewnętrzne | Część idzie do klienta na zlecenie | Część trafia na fakturę albo paragon |
| RW, rozchód wewnętrzny | Zużycie na potrzeby warsztatu | Wiesz, ile kosztuje Cię drobnica |
| Zwrot do dostawcy | Część nie pasuje albo nie była potrzebna | Odzyskujesz pieniądze z hurtowni |
To standardowe dokumenty w polskich programach magazynowych. W programie do warsztatu wydanie dzieje się zwykle samo, gdy dopisujesz część do zlecenia.
03Olej na litry i drobnica
Olej z beczki to najczęstsza dziura w magazynie. Mechanik leje 4,3 litra, a na zlecenie trafia „olej” bez ilości. Ustal, że na zleceniu zawsze jest liczba litrów, a program odejmuje ją od stanu beczki.
Drobnicę, której nie liczysz na sztuki, rozliczaj jedną pozycją. Na przykład stała pozycja „materiały warsztatowe” na każdym zleceniu zamiast wpisywania każdej opaski.
04Zwroty i kaucje, czyli pieniądze na półce
Część zamówiona na zapas albo niepasująca leży na półce, a termin zwrotu do hurtowni mija. Raz w tygodniu albo w miesiącu przejrzyj listę części przyjętych, a niewydanych na żadne zlecenie.
Przy częściach regenerowanych, takich jak alternatory, rozruszniki czy zaciski, sprzedawcy często doliczają kaucję za stary korpus. Odzyskasz ją dopiero po oddaniu starej części, więc zapisuj, co czeka na zwrot. Warunki kaucji każdy dostawca ma swoje.
05Program magazynowy czy Excel
Excel wystarczy, gdy części przyjmuje jedna osoba, a magazyn to kilka półek. Problem zaczyna się, gdy części wydaje kilku mechaników, a stan w arkuszu przestaje zgadzać się z półką.
- Połączenie ze zleceniem. Część dopisana do zlecenia schodzi ze stanu sama.
- Faktury zakupowe z KSeF. Od 1 lutego 2026 roku faktury od hurtowni przychodzą przez KSeF, a program może pobrać je do magazynu bez przepisywania. Więcej w poradniku o KSeF.
- Integracja z hurtownią. Zamówienie z katalogu hurtowni trafia na zlecenie bez ręcznego wpisywania.
- Minimalne stany. Program podpowiada, że kończą się filtry do Octavii.
Programy do warsztatu z magazynem i ich ceny porównaliśmy w osobnym poradniku.
06Remanent na koniec roku
Raz w roku, zwykle na 31 grudnia, policz to, co leży na półkach. Czy musisz sporządzić spis z natury i jak, zależy od formy opodatkowania, więc zapytaj księgową. Dobrze prowadzony magazyn sprowadza remanent do sprawdzenia różnic.
Źródła
Fakty w artykule sprawdziliśmy na tych stronach, stan na 25 października 2026
- Zakres obowiązkowego KSeFksef.podatki.gov.pl