Склад · інструкція
Облік запчастин в автосервісі
В автосервісі гроші йдуть тихо. Деталь замовлена й не повернена, мастило долите без запису, фільтр виданий, але не потрапив у наряд. Пояснюємо, як вести облік запчастин, щоб кожна річ із полиці потрапляла в рахунок клієнтові.
засновник swoi studio, робить сайти й системи для автобізнесу у Варшаві
Опубліковано 7 хв читанняCRM і системи
01Що тримати на полиці, а що замовляти
У великому місті гуртівні привозять запчастини кілька разів на день, тож склад автосервісу це не магазин. Під наряд ви замовляєте колодки, ГРМ чи амортизатори, а на полиці тримаєте те, що йде постійно.
- Мастила в бочках або каністрах, на розлив по літрах.
- Фільтри на найчастіші машини у вашому районі.
- Рідини, гальмівна, охолоджувальна й омивач.
- Дрібниці, тобто лампочки, запобіжники, хомути, кліпси й болти.
02Прихід, списання й повернення
| Документ | Коли | Що дає |
|---|---|---|
| PZ, przyjęcie zewnętrzne, прихід | Деталь прийшла від гуртівні | Залишок на складі й ціна закупівлі |
| WZ, wydanie zewnętrzne, видача | Деталь іде клієнтові за нарядом | Деталь потрапляє у фактуру чи чек |
| RW, rozchód wewnętrzny, внутрішня витрата | Витрата на потреби сервісу | Видно, скільки коштують дрібниці |
| Повернення постачальнику | Деталь не підійшла або не знадобилася | Гроші повертаються від гуртівні |
Назви документів стандартні для польських складських програм, і бухгалтер говорить саме ними. У програмі для автосервісу видача зазвичай відбувається сама, коли ви додаєте деталь у наряд.
03Мастило на літри й дрібниці
Мастило з бочки це найчастіша діра в складі. Механік заливає 4,3 літра, а в наряд потрапляє «мастило» без кількості. Домовтеся, що в наряді завжди стоїть число літрів, а програма віднімає його від залишку бочки.
Дрібниці, які не рахуєте поштучно, враховуйте одним рядком. Наприклад, постійна позиція «витратні матеріали» в кожному наряді замість запису кожного хомута.
04Повернення й застави, гроші на полиці
Деталь, замовлена про запас або та, що не підійшла, лежить на полиці, а строк повернення гуртівні спливає. Раз на тиждень чи на місяць переглядайте список деталей, які прийшли, але не списані на жоден наряд.
За відновлені деталі, як-от генератори, стартери чи супорти, продавці часто беруть заставу за старий корпус. Повернуть її лише після здачі старої деталі, тож записуйте, що чекає повернення. Умови застави в кожного постачальника свої.
05Програма чи Excel
Excel вистачає, коли деталі приймає одна людина, а склад це кілька полиць. Проблеми починаються, коли деталі видають кілька механіків і залишок у таблиці перестає збігатися з полицею.
- Зв’язок із нарядом. Деталь, додана в наряд, сама списується зі складу.
- Вхідні фактури з KSeF. З 1 лютого 2026 року фактури від гуртівень приходять через KSeF, і програма може завантажити їх на склад без передруку. Детальніше в статті про KSeF.
- Інтеграція з гуртівнею. Замовлення з каталогу гуртівні потрапляє в наряд без ручного введення.
- Мінімальні залишки. Програма підказує, що закінчуються фільтри на Octavia.
Програми для автосервісу зі складом і їхні ціни порівняли в окремій статті.
06Інвентаризація наприкінці року
Раз на рік, зазвичай на 31 грудня, перерахуйте те, що лежить на полицях. Чи потрібна вам польською spis z natury і як її оформити, залежить від форми оподаткування, тож запитайте бухгалтера. Добре вести склад означає звести інвентаризацію до перевірки розбіжностей.
Джерела
Факти в статті ми звірили з цими сторінками, стан на 25 жовтня 2026 р.
- Zakres obowiązkowego KSeFksef.podatki.gov.pl