Склад · инструкция
Учёт запчастей в автосервисе
В автосервисе деньги уходят тихо. Деталь заказана и не возвращена, масло долито без записи, фильтр выдан, но не попал в заказ-наряд. Объясняем, как вести учёт запчастей, чтобы каждая вещь с полки попадала в счёт клиенту.
основатель swoi studio, делает сайты и системы для автобизнеса в Варшаве
Опубликовано 7 мин чтенияCRM и системы
01Что держать на полке, а что заказывать
В большом городе оптовики привозят запчасти несколько раз в день, поэтому склад автосервиса это не магазин. Под заказ-наряд вы заказываете колодки, ГРМ или амортизаторы, а на полке держите то, что уходит постоянно.
- Масла в бочках или канистрах, на розлив по литрам.
- Фильтры на самые частые машины в вашем районе.
- Жидкости, тормозная, охлаждающая и омывайка.
- Мелочь, то есть лампочки, предохранители, хомуты, клипсы и болты.
02Приход, списание и возврат
| Документ | Когда | Что даёт |
|---|---|---|
| PZ, przyjęcie zewnętrzne, приход | Деталь пришла от оптовика | Остаток на складе и цена закупки |
| WZ, wydanie zewnętrzne, выдача | Деталь уходит клиенту по заказ-наряду | Деталь попадает в фактуру или чек |
| RW, rozchód wewnętrzny, внутренний расход | Расход на нужды сервиса | Видно, во что обходится мелочь |
| Возврат поставщику | Деталь не подошла или не понадобилась | Деньги возвращаются от оптовика |
Названия документов стандартные для польских складских программ, и бухгалтер говорит именно ими. В программе для автосервиса выдача обычно происходит сама, когда вы добавляете деталь в заказ-наряд.
03Масло на литры и мелочь
Масло из бочки это самая частая дыра в складе. Механик заливает 4,3 литра, а в заказ-наряд попадает «масло» без количества. Договоритесь, что в заказ-наряде всегда стоит число литров, а программа вычитает его из остатка бочки.
Мелочь, которую не считаете поштучно, учитывайте одной строкой. Например, постоянная позиция «расходные материалы» в каждом заказ-наряде вместо записи каждого хомута.
04Возвраты и залоги, деньги на полке
Деталь, заказанная про запас или не подошедшая, лежит на полке, а срок возврата оптовику истекает. Раз в неделю или в месяц просматривайте список деталей, которые пришли, но не списаны ни на один заказ-наряд.
На восстановленные детали, такие как генераторы, стартеры или суппорты, продавцы часто берут залог за старый корпус. Вернут его только после сдачи старой детали, поэтому записывайте, что ждёт возврата. Условия залога у каждого поставщика свои.
05Программа или Excel
Excel хватает, когда детали принимает один человек, а склад это несколько полок. Проблемы начинаются, когда детали выдают несколько механиков и остаток в таблице перестаёт совпадать с полкой.
- Связь с заказ-нарядом. Деталь, добавленная в заказ-наряд, сама списывается со склада.
- Входящие фактуры из KSeF. С 1 февраля 2026 года фактуры от оптовиков приходят через KSeF, и программа может загрузить их на склад без перепечатки. Подробнее в статье про KSeF.
- Интеграция с оптовиком. Заказ из каталога оптовика попадает в заказ-наряд без ручного ввода.
- Минимальные остатки. Программа подсказывает, что заканчиваются фильтры на Octavia.
Программы для автосервиса со складом и их цены сравнили в отдельной статье.
06Инвентаризация в конце года
Раз в год, обычно на 31 декабря, пересчитайте то, что лежит на полках. Нужна ли вам по-польски spis z natury и как её оформить, зависит от формы налогообложения, поэтому спросите бухгалтера. Хорошо вести склад значит свести инвентаризацию к проверке расхождений.
Источники
Факты в статье мы сверили с этими страницами, по состоянию на 25 октября 2026 г.
- Zakres obowiązkowego KSeFksef.podatki.gov.pl